Factuur maken: wat moet erop staan?
Een factuur maken is geen kunst, maar ze moet wel kloppen. Er zijn vaste vermeldingen, een termijn, en sinds 2026 een nieuw formaat voor facturen aan bedrijven. Hieronder staat alles wat op je factuur hoort, met een voorbeeld en gratis tools.
Een factuur maken begint bij de verplichte vermeldingen: het woord factuur, datum en volgnummer, jouw gegevens en die van je klant met btw-nummers, een duidelijke omschrijving, de prijs exclusief en inclusief btw en het btw-bedrag per tarief. Je reikt ze uit ten laatste de 15e dag van de maand na de levering. Aan Belgische bedrijven verstuur je ze sinds 2026 via Peppol.
Wat moet er op een factuur staan?
- Het woord factuur
- De datum en het volgnummer
- Jouw gegevens: naam, adres van de zetel en ondernemings- of btw-nummer. Rechtspersonen vermelden ook RPR en de rechtbank van de zetel.
- De gegevens van je klant: naam, adres en btw-nummer als hij er een heeft
- Je bankrekeningnummer, eventueel met een gestructureerde mededeling zodat je de betaling meteen herkent
- De datum van de levering of dienst (het belastbaar feit)
- Een voldoende gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten
- De prijs exclusief en inclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, uitgesplitst per tarief. Omrekenen doe je met btw berekenen
- Een verwijzing naar eerdere facturen als er voor dezelfde handeling meerdere zijn
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. In Vlaanderen stel je facturen op in het Nederlands; in Brussel mag je kiezen tussen Nederlands en Frans.
Bijzondere vermeldingen
| Situatie | Vermelding |
|---|---|
| De klant moet de btw voldoen | "Btw verlegd" |
| De klant maakt de factuur zelf op (self-billing) | "Factuur uitgereikt door afnemer" |
| Je handeling is vrijgesteld van btw | "Vrijgesteld van btw op grond van artikel ... btw-wetboek", met het juiste artikel |
Welk artikel of welke formulering voor jou geldt, vraag je het best aan je boekhouder.
Wanneer moet je een factuur maken?
Als algemene regel maak je voor elke zakelijke klant een factuur. Voor de meeste verkopen aan particulieren is dat niet verplicht, op enkele uitzonderingen na. Je reikt de factuur uit ten laatste op de 15e dag van de maand die volgt op de maand van de levering of dienst. Van elke factuur bewaar je een dubbel.
Klopt een verstuurde factuur niet, pas ze dan niet aan maar maak een creditnota.
Factuur maken in Word of Excel: mag dat nog?
Voor particulieren wel, en dat kan ook zonder Word: met gratis factuur maken vul je een formulier in en druk je de factuur af als pdf. Daar vind je ook een factuur voorbeeld om te downloaden. Voor een Belgische btw-plichtige klant volstaat een Word-, Excel- of pdf-factuur sinds 1 januari 2026 niet meer: die factuur moet als gestructureerd bestand via Peppol vertrekken. Kijk hieronder of je klant op Peppol staat.
Wil je toch in je eigen sjabloon blijven werken, dan kan een platform je pdf omzetten en via Peppol versturen. Hoe dat bij Doccle werkt, lees je op Doccle en Peppol. Alle stappen staan in Peppol factuur versturen.
Gratis een factuur maken met Peppol
Een facturatieprogramma vult de verplichte vermeldingen voor je in, nummert automatisch en verstuurt via Peppol. Twee opties waarmee je gratis kunt starten:
Accountable
App voor zelfstandigen met facturatie en boekhouding. Erkend Peppol-access point: je verstuurt en ontvangt Peppol-facturen rechtstreeks in de app. 14 dagen gratis proberen.
Bekijk Accountable Reclame
Onze tools zijn gratis. Kies je deze software via deze link, dan krijgen wij een vergoeding. Dat verandert niets aan de feiten of de volgorde.
B2Brouter
Gecertificeerd Peppol-toegangspunt met een gratis Basic-pakket (tot 24 transacties per jaar) en betalende pakketten vanaf 110 euro per jaar.
Meer programma's, met prijzen en limieten, staan in facturatieprogramma's met Peppol.
Voorbeeld van een factuur
| Titel | Factuur 2026-118 |
|---|---|
| Factuurdatum | 3 november 2026 |
| Van | Jouw naam, adres, btw BE0123.456.789, IBAN |
| Aan | Naam klant, adres, btw-nummer klant |
| Datum levering | 28 oktober 2026 |
| Omschrijving | Ontwerp van een logo, 10 uur aan 100 euro |
| Bedrag excl. btw | 1.000,00 euro |
| Btw 21 procent | 210,00 euro |
| Totaal | 1.210,00 euro |
Fictief voorbeeld met een verzonnen btw-nummer.
Veelgestelde vragen over Factuur maken
Mag ik zelf een factuur maken zonder programma?
Voor particuliere klanten mag dat, zolang alle verplichte vermeldingen erop staan. Voor Belgische btw-plichtige klanten heb je sinds 2026 software nodig die de factuur via Peppol verstuurt.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Elke factuur krijgt een volgnummer. De meeste facturatieprogramma's nummeren automatisch en doorlopend, zodat er geen gaten of dubbels ontstaan.
Moeten algemene voorwaarden op mijn factuur staan?
Nee, dat is niet verplicht. Je mag ze wel toevoegen of ernaar verwijzen.
Tegen wanneer moet ik factureren?
Ten laatste op de 15e dag van de maand na de maand waarin je leverde of de dienst verrichtte.
Lees ook
Bronnen
Let op: deze gids geeft algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Feiten en prijzen zijn gecontroleerd op de vermelde datum bij de bronnen onderaan; aanbieders kunnen ze intussen wijzigen. MijnFacturen.be is een onafhankelijke site en geen overheidsdienst.