Peppol factuur versturen en ontvangen

Een Peppol factuur versturen in vier stappen

1. Controleer of je klant op Peppol staat. Vul zijn ondernemingsnummer in bij de check hieronder. Je ziet ook of hij facturen en creditnota's ontvangt.
2. Maak de factuur in je software, met het ondernemingsnummer van je klant. De verplichte vermeldingen blijven dezelfde als vroeger.
3. Verstuur via Peppol. Je software maakt er een gestructureerd bestand van (Peppol BIS Billing 3.0) en geeft het door aan het toegangspunt.
4. Volg de status op in je software en bewaar de factuur zoals je dat met elke factuur doet. Hoe lang, lees je in facturen bewaren. Maakt je klant de factuur in jouw naam op, dan heet dat self-billing.

Je mag naast de e-factuur ook een pdf of papieren versie sturen, zolang die volledig identiek is: zelfde nummer, datum, bedragen en btw.

Peppol facturen ontvangen

Zodra je ondernemingsnummer geregistreerd is, komen facturen van leveranciers automatisch binnen in je software. Je hoeft niets over te typen. Ben je nog niet ingeschreven, dan kunnen leveranciers je niet correct factureren. Hoe je dat regelt, lees je in Peppol registratie.

Krijg je een factuur als los XML-bestand, bijvoorbeeld per mail? Open ze dan in de UBL viewer: je ziet een gewone factuur, met de bijlagen en een korte controle van de bedragen.

Niet alles komt via Peppol binnen. Betaalverzoeken, kasticketten en facturen van sommige buitenlandse bedrijven blijven per mail of op papier komen.

Peppol en buitenlandse facturen

De Belgische verplichting geldt alleen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een klant of leverancier in een ander EU-land hoeft Peppol niet te gebruiken; daar factureer je zoals je gewend bent. Vrijwillig via Peppol sturen mag altijd, als je klant erop staat.

Buiten de EU geldt hetzelfde, al hebben sommige landen eigen regels. Kijk dus de eisen van het land van je klant na. Volgens de huidige plannen wordt e-facturatie pas vanaf 2030 in de hele EU verplicht.

Een foute Peppol factuur weigeren of betwisten

Ontvang je een factuur die niet klopt, betwist ze dan schriftelijk. Een e-mail volstaat meestal. Vermeld het factuurnummer, de datum en de reden, en vraag een correctie. Wacht er niet te lang mee: wie zwijgt, wordt verondersteld de factuur te aanvaarden. Een à twee weken geldt als redelijk.

Je leverancier kan een verstuurde factuur niet aanpassen. De correctie is een creditnota die de factuur tenietdoet, gevolgd door een nieuwe, juiste factuur. Beide gaan opnieuw via Peppol. Sommige software kan via Peppol ook een status terugsturen (aanvaard of geweigerd), maar niet elk pakket ondersteunt dat.

Je krijgt nog een pdf van een Belgische leverancier

De inhoudelijke regels veranderen niet met het formaat. Controleer dus of alle verplichte vermeldingen erop staan en of de levering echt gebeurd is. Spreek je leverancier erop aan en vraag voortaan een e-factuur via Peppol. Een betaling inhouden zonder je leverancier te verwittigen, mag niet. Twijfel je over de btw-aftrek, vraag het dan aan je boekhouder.

Peppol zonder boekhoudpakket

Je hebt geen volledig boekhoudpakket nodig om via Peppol te factureren. Een facturatieprogramma met Peppol volstaat, en dat bestaat ook gratis. Vergelijk de opties in Peppol gratis. Maak je je facturen liever zelf als pdf, dan kan een platform zoals Doccle of Lucy ze voor je via Peppol versturen.

Veelgestelde vragen over Peppol factuur versturen

Lees ook

• Peppol registratie: zo activeer je Peppol
• Creditnota: wat moet erop staan?
• Peppol gratis: welke opties zijn er?