Facturen bewaren: hoe lang en hoe?
Sinds de e-factuur krijg je geen papier of pdf meer, maar een bestand. De bewaarplicht blijft bestaan. Hier lees je hoe lang je facturen bewaart en wat er verandert nu ze via Peppol binnenkomen.
Facturen bewaren moet in België tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. Dat geldt voor verkoop- en aankoopfacturen. Je mag ze op papier of elektronisch bewaren. Bij elektronisch bewaren moeten de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid al die tijd gewaarborgd blijven. Bewaar je ze buiten België, dan moet je ze van hieruit volledig online kunnen raadplegen.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Tien jaar. Volgens het btw-wetboek bewaar je facturen en kopieën tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de datum van uitreiking. Een factuur van 10 november 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2036.
Vroeger was dat zeven jaar. Een wet van 20 november 2022 verlengde de termijn naar tien jaar, met ingang van aanslagjaar 2023. Ook voor de inkomstenbelasting geldt intussen tien jaar. Voor sommige investeringen raden adviseurs aan om de stukken langer bij te houden, omdat de btw daarop langer herzien kan worden.
Facturen bewaren op papier of digitaal?
Beide mogen. Bewaar je elektronisch, dan stelt de wet drie eisen, van de uitreiking tot het einde van de termijn:
- Authenticiteit van de herkomst: het moet vaststaan van wie de factuur komt.
- Integriteit van de inhoud: de factuur mag niet gewijzigd zijn.
- Leesbaarheid: je moet ze al die tijd kunnen lezen.
Een digitale factuur afdrukken en alleen het papier houden mag, maar wordt sterk afgeraden. Het bestand zelf is namelijk het origineel.
E-facturen bewaren: waar let je op?
Een e-factuur via Peppol is een XML-bestand. Je software bewaart het meestal automatisch. Toch zijn er drie aandachtspunten:
- Wissel je van software? Exporteer dan eerst al je facturen. Na het einde van je abonnement kun je er vaak niet meer bij.
- Bewaren in de cloud mag, ook buiten België, als je de facturen van hieruit volledig online kunt raadplegen. Jij blijft verantwoordelijk als de aanbieder gegevens verliest. Een eigen reservekopie is dus verstandig.
- Blijf ze kunnen lezen. Een XML-bestand open je zonder software met de UBL viewer.
Welke pakketten facturen maken en bewaren, vergelijk je in facturatieprogramma. Sta je nog niet op Peppol, kijk dat dan eerst na met de Peppol check.
Waar moet je facturen bewaren?
Ben je in België gevestigd, dan bewaar je je facturen in principe in België. De uitzondering is elektronische bewaring in een formaat dat een volledige online toegang vanuit België waarborgt. Een voorafgaande toestemming van de fiscus is daarvoor niet nodig.
Veelgestelde vragen over Facturen bewaren
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking van de factuur. Dat geldt voor de btw. Ook voor de inkomstenbelasting is de termijn tien jaar.
Mag ik een e-factuur afdrukken en het bestand weggooien?
Bewaren op papier mag volgens de wet, maar het wordt sterk afgeraden. Het elektronische bestand is het origineel, en alleen daarmee toon je makkelijk aan dat de inhoud niet gewijzigd is.
Moet ik ook aankoopfacturen bewaren?
Ja. De bewaarplicht geldt voor de facturen die je uitreikt en voor de facturen die je ontvangt.
Mag ik mijn facturen in de cloud bewaren?
Ja, als je ze vanuit België volledig online kunt raadplegen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de bewaring, ook als de aanbieder ermee stopt.
Lees ook
Bronnen
Let op: deze gids geeft algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Feiten en prijzen zijn gecontroleerd op de vermelde datum bij de bronnen onderaan; aanbieders kunnen ze intussen wijzigen. MijnFacturen.be is een onafhankelijke site en geen overheidsdienst.