Facture Peppol : envoyer et recevoir
Envoyer une facture Peppol, c'est en pratique un bouton dans votre logiciel. Les questions viennent ensuite : mon client est-il sur Peppol, que faire avec un client étranger, et si je reçois une facture erronée ? Ce guide y répond point par point.
Une facture Peppol s'envoie depuis un logiciel de facturation connecté à Peppol. Vous vérifiez que votre client est sur le réseau, vous créez la facture comme d'habitude et vous l'envoyez ; le logiciel la convertit au format structuré et la remet au destinataire. La réception fonctionne en sens inverse : les factures arrivent dans votre logiciel dès que votre numéro d'entreprise est enregistré.
Envoyer une facture Peppol en quatre étapes
- Vérifiez que votre client est sur Peppol. Saisissez son numéro d'entreprise ci-dessous. Vous voyez aussi s'il reçoit les factures et les notes de crédit.
- Créez la facture dans votre logiciel, avec le numéro d'entreprise du client. Les mentions obligatoires restent les mêmes.
- Envoyez via Peppol. Le logiciel en fait un fichier structuré (Peppol BIS Billing 3.0) et le transmet au point d'accès.
- Suivez le statut dans votre logiciel et conservez la facture comme toute autre facture.
Vous pouvez joindre un PDF ou une version papier en plus de la facture électronique, à condition qu'ils soient strictement identiques : même numéro, même date, mêmes montants et même TVA.
Recevoir une facture Peppol
Dès que votre numéro d'entreprise est enregistré, les factures de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans votre logiciel. Si vous n'êtes pas encore inscrit, vos fournisseurs ne peuvent pas vous facturer correctement : voyez inscription Peppol.
Vous recevez une facture sous forme de fichier XML, par exemple par e-mail ? Ouvrez-la avec le lecteur de facture UBL : vous voyez une facture ordinaire, avec les pièces jointes et un contrôle rapide des montants. Pour la communication structurée de vos propres factures, il existe aussi un outil gratuit.
Tout n'arrive pas par Peppol : les demandes de paiement, les tickets de caisse et les factures de certaines entreprises étrangères continuent d'arriver par e-mail ou sur papier.
Facture Peppol et clients étrangers
L'obligation belge ne vaut qu'entre entreprises belges assujetties à la TVA. Un client ou un fournisseur dans un autre pays de l'UE ne doit pas utiliser Peppol ; vous facturez donc comme d'habitude. Envoyer via Peppol reste permis si votre client y est enregistré. Hors UE, vérifiez les règles du pays de votre client. Selon les plans actuels, la facturation électronique ne deviendra obligatoire dans toute l'UE qu'à partir de 2030.
Contester une facture Peppol erronée
Si vous recevez une facture incorrecte, contestez-la par écrit ; un e-mail suffit généralement. Indiquez le numéro, la date et le motif, puis demandez une correction. N'attendez pas : sans réaction, la facture est présumée acceptée. Un délai d'une à deux semaines est considéré comme raisonnable.
Votre fournisseur ne peut pas modifier une facture envoyée. La correction passe par une note de crédit qui annule la facture, suivie d'une nouvelle facture correcte, toutes deux via Peppol.
Facture Peppol sans logiciel comptable
Vous n'avez pas besoin d'un logiciel comptable complet. Un logiciel de facturation avec Peppol suffit, et il en existe des gratuits : comparez-les dans Peppol gratuit.
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Application pour indépendants avec facturation et comptabilité. Point d'accès Peppol agréé : vous envoyez et recevez vos factures Peppol directement dans l'app. 14 jours d'essai gratuit.
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Questions fréquentes : Facture Peppol
Que faire si mon client n'est pas sur Peppol ?
Un client belge assujetti à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Demandez-lui de régulariser son inscription. Pour les particuliers et les clients étrangers, le PDF ou le papier restent permis.
Quelle différence entre Peppol et UBL ?
UBL est le format du fichier de la facture, Peppol est le réseau par lequel elle voyage. Une facture Peppol est un fichier UBL conforme aux règles Peppol BIS Billing 3.0.
Que faire si un fournisseur belge m'envoie encore un PDF ?
Les règles de contenu ne changent pas avec le format : vérifiez les mentions obligatoires et la réalité de la livraison. Demandez ensuite à votre fournisseur de vous envoyer une facture électronique via Peppol. En cas de doute sur la déduction de la TVA, consultez votre comptable.
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Sources
Attention : ce guide donne une information générale et pas un avis fiscal ou juridique. Les faits et prix ont été vérifiés à la date indiquée auprès des sources ci-dessous ; les fournisseurs peuvent les modifier. MijnFacturen.be est un site indépendant, pas un service public.